Membalas pesan satu per satu di WhatsApp bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan, terutama bagi kamu yang menjalankan bisnis online.
Setiap hari, mungkin ada puluhan hingga ratusan pesan yang masuk dari pelanggan yang menanyakan produk, harga, atau status pesanan. Jika semua harus dijawab manual, tentu akan memakan banyak waktu dan tenaga.
Untungnya, sekarang kamu bisa membuat balasan otomatis di WhatsApp agar komunikasi tetap berjalan lancar, meski kamu sedang sibuk atau tidak memegang ponsel.
Dengan fitur ini, pesan akan langsung dijawab oleh sistem sesuai template yang sudah kamu atur sebelumnya.
Fitur balasan otomatis sangat berguna bagi pelaku bisnis, customer service, atau siapa pun yang ingin menjaga komunikasi tetap responsif tanpa harus selalu aktif di WhatsApp.
Kenapa Pesan Otomatis di WhatsApp Itu Penting?
Bagi pemilik usaha, kecepatan dalam merespons pelanggan adalah salah satu kunci kesuksesan.
Dengan fitur balasan otomatis di WhatsApp, kamu bisa menjaga hubungan profesional sekaligus meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Berikut beberapa alasan kenapa fitur ini penting:
- Menjaga komunikasi tetap aktif meski kamu offline. Pelanggan akan tetap mendapat jawaban bahkan saat kamu sedang tidak membuka WhatsApp.
- Meningkatkan kecepatan pelayanan. Pesan otomatis membantu menjawab pertanyaan umum dengan cepat tanpa harus diketik ulang setiap kali.
- Meningkatkan citra bisnis. Respon yang cepat memberi kesan bahwa bisnismu profesional dan peduli terhadap pelanggan.
- Menghemat waktu. Kamu bisa fokus pada hal lain, sementara pesan pelanggan tetap ditanggapi dengan sopan dan informatif.
Jadi, fitur auto-reply di WhatsApp bukan hanya soal efisiensi, tapi juga strategi membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.
Cara Membuat Balasan Otomatis di WhatsApp Business
Untuk menggunakan fitur balasan otomatis, kamu perlu menggunakan aplikasi WhatsApp Business (bukan WhatsApp reguler). berikut ini beberapa langkah mudah untuk menyesuaikan balasan otomatis di aplikasi whatsapp bisnis.
- Unduh dan Buka WhatsApp Business
Jika belum punya, unduh aplikasi WhatsApp Business di Google Play Store atau App Store. Setelah itu, login menggunakan nomor yang ingin kamu gunakan untuk keperluan bisnis.
- Masuk ke Menu Pengaturan
Setelah aplikasi terbuka, ketuk ikon titik tiga di pojok kanan atas layar, lalu pilih “Fitur Bisnis” → “Pesan di Luar Jam Kerja” atau “Away Message”.
- Aktifkan Pesan Otomatis
Aktifkan opsi “Kirim pesan di luar jam kerja”. Kamu bisa menulis pesan otomatis sesuai kebutuhan, misalnya:
“Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini kami sedang offline, tetapi akan segera membalas pesan kamu sesegera mungkin.”
- Atur Jadwal Pengiriman
Kamu bisa menentukan kapan pesan otomatis ini dikirimkan:
- Selalu: Pesan otomatis akan dikirim setiap kali seseorang menghubungimu.
- Di luar jam kerja: Hanya terkirim saat kamu tidak sedang aktif.
- Jadwal khusus: Misalnya hanya di malam hari atau akhir pekan.
- Tentukan Penerima Pesan
Kamu juga bisa mengatur siapa saja yang akan menerima pesan otomatis, seperti:
- Semua orang yang menghubungimu.
- Hanya kontak tertentu.
- Semua orang kecuali beberapa kontak yang kamu pilih.
- Simpan dan Uji Coba
Setelah semuanya diatur, klik Simpan. Coba kirim pesan dari akun lain untuk memastikan fitur auto-reply sudah berfungsi dengan baik.
Alternatif: Menggunakan Fitur “Quick Replies”
Selain pesan otomatis, WhatsApp Business juga punya fitur Quick Replies — yaitu balasan cepat yang bisa dikirim dengan mengetik singkatan tertentu.
Misalnya, kamu bisa atur seperti ini:
- /halo → “Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Ada yang bisa kami bantu?”
- /harga → “Harga produk terbaru kami bisa kamu lihat di katalog atau website resmi.”
Fitur ini memudahkan kamu membalas pesan pelanggan dengan cepat tanpa mengetik ulang dari awal.
Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif
Agar pesan otomatis terlihat profesional dan tetap ramah, berikut beberapa tips:
- Gunakan bahasa yang sopan dan hangat.
- Sertakan nama bisnis kamu agar penerima tahu siapa pengirim pesan.
- Hindari pesan yang terlalu panjang. Buat singkat, jelas, dan informatif.
- Jika memungkinkan, tambahkan informasi penting seperti jam operasional, nomor alternatif, atau link ke katalog produk.
Contohnya: “Hai! Terima kasih sudah menghubungi Toko Trendy. Kami buka setiap hari pukul 08.00–20.00. Jika pesan kamu masuk di luar jam kerja, akan kami balas segera saat toko buka.”
Penutup
Sekarang kamu sudah tahu cara membuat balasan otomatis di WhatsApp untuk membantu menjaga komunikasi bisnis tetap lancar.
Dengan fitur auto-reply, pelanggan tidak perlu menunggu terlalu lama untuk mendapatkan respon, sementara kamu bisa mengatur waktu dengan lebih efisien.
Jadi, jangan ragu untuk mengaktifkan fitur ini di WhatsApp Business agar bisnismu semakin profesional dan pelanggan merasa dihargai.