Tanda tangan biasanya digunakan sebagai simbol keabsahan sebuah dokumen yang terukir tangan seseorang di atas selembar kertas. Namun dengan seiring perkembangan teknologi, kini dokumen pun sudah banyak yang beralih menjadi bentuk digital. Dan oleh karena itu, bentuk tanda tangan yang diberikan pun juga berupa digital.
Lantas apakah kalian sudah tahu bagaimana cara memasukan tanda tangan ke dokumen digital melalui software seperti Microsoft Word? Nah berikut ini Jakarta Studio sudah merangkum panduan lengkap bagaimana cara membuat tanda tangan digital untuk para pemula. Jadi silahkan disimak sampai tuntas ya!
Kelebihan Tanda Tangan Digital
Tanda tangan digital memiliki sejumlah kelebihan dibandingkan dengan tanda tangan basah atau konvensional. Belum tahu? Berikut kami sudah rangkum informasi lengkapnya yang bisa kalian baca.
1. Keamanan yang Terjamin
Tanda tangan digital memberikan tingkat keamanan yang tinggi, memastikan bahwa dokumen tidak berisiko rusak atau hilang. Keaslian tanda tangan juga dijamin sebagai autentikasi oleh pemilik yang sah.
2. Stempel Waktu yang Akurat
Tanda tangan digital memiliki fitur tracking waktu yang akurat. Hal ini penting dalam transaksi tertentu, seperti proses hukum dan investasi, memberikan kepastian waktu pembubuhan.
3. Diterima secara Global
Telah menjadi standar di tingkat internasional, tanda tangan digital diakui sebagai alat hukum sah oleh negara-negara maju seperti Amerika, Inggris, Singapura, India, dan sejumlah negara lainnya.
4. Efisiensi Waktu dan Biaya
Proses tanda tangan digital dapat dilakukan secara daring atau digital, menghemat waktu dan biaya. Tanpa perlu kehadiran pemilik tanda tangan secara tatap muka, dan penggunaan kertas pun dapat diminimalisir, menguntungkan secara operasional perusahaan.
5. Mudah Dilacak
Tanda tangan digital dapat direkam dan disimpan secara digital, membuatnya sulit untuk dipalsukan atau dimanipulasi. Hal ini membantu meminimalisir risiko dokumen palsu dan menjaga keabsahan dokumen khususnya dalam ruang lingkum bisnis.
Tutorial Memasukkan Tanda Tangan ke Dokumen Word
Masih banyak orang yang belum tahu bagaimana cara mengubah tanda tangan konvensional menjadi bentuk format digital menggunakan Microsoft Word. Padahal caranya sangatlah mudah jika kalian sudah tahu, penasarankan? Berikut panduan lengkapnya untuk kalian.
1. Persiapan Tanda Tangan
- Langkah pertama dalam membuat tanda tangan digital adalah menyiapkan file gambar dari tanda tangan asli.
- Bisa dilakukan dengan menulis tanda tangan pada selembar kertas menggunakan pulpen hitam atau menggunakan tanda tangan yang sudah ada.
- Setelah memiliki file gambar tanda tangan, pindahkan file tersebut ke laptop atau komputer.
2. Memasukkan Tanda Tangan ke Dokumen Word
- Buka dokumen yang ingin ditandatangani dengan menggunakan Microsoft Word.
- Pastikan dokumen tersebut berformat Word agar kompatibel dengan softwarenya.
- Pada menu bar, pilih “Insert” dan kemudian “Pictures” untuk memasukkan gambar tanda tangan ke dokumen.
- Pilih file gambar tanda tangan yang sudah disiapkan sebelumnya.
- Setelah gambar dimasukkan, pilih “Format” dari menu bar untuk mengatur tampilan, warna, dan posisi tanda tangan.
- Gunakan opsi “Set transparent color” untuk menghilangkan latar belakang.
- Klik gambar tanda tangan dan gunakan ikon pengatur tata letak untuk menyesuaikan posisi tanda tangan di dokumen.
3. Menyimpan Tanda Tangan di Word
- Klik gambar tanda tangan yang sudah dimasukkan, lalu pilih “Insert” dan “Quick Parts”.
- Pilih “Save Selection to Quick Part Gallery” untuk menyimpan tanda tangan.
- Isi nama file pada kolom “Create New Building Block” jika diperlukan.
- Pilih “AutoText” pada kolom “Gallery” untuk menyimpan tanda tangan sebagai elemen teks otomatis.
- Klik OK untuk menyimpan tanda tangan di galeri Quick Parts agar dapat digunakan kembali pada dokumen-dokumen berikutnya.
Cara Memasukkan Tanda Tangan Melalui HP
Jika kalian tidak punya PC atau laptop juga tidak perlu khawatir, karena masih bisa menginput tanda tangan digital tersebut dengan menggunakan smartphone. Berikut tutorial yang bisa kalian ikuti :
- Pertama, buka dokumen Word yang ingin ditandatangani melalui aplikasi Word di HP.
- Gunakan ikon ‘pensil’ pada aplikasi HP, kemudian pilih ‘Insert’ untuk menyisipkan elemen baru ke dalam dokumen.
- Pada menu ‘Insert’, pilih ‘Pictures’ untuk memasukkan file gambar dari tanda tangan yang telah disiapkan.
- Pilih dan masukkan file gambar tanda tangan ke dalam dokumen pada aplikasi Word di HP.
- Sesuaikan posisi tanda tangan sesuai kebutuhan dengan menggeser atau menyesuaikan ukuran gambar.
- Jika dokumen memerlukan garis pemisah antara tanda tangan dan informasi lainnya, pilih opsi “Signature Line” pada menu “Insert”.
- Isi data seperti nama, jabatan, dan email pada kolom “Signature Setup” untuk membuat garis tanda tangan digital yang lengkap.
- Setelah mengisi data, klik OK untuk menyimpan garis tanda tangan digital pada dokumen.
- Nah setelah selesai, kalian bisa menyimpan hasil dokumen yang telah diedit.
Kesimpulan
Bagaimana, ternyata mudah bukan untuk membuat tanda tangan digital dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word? Kalian bisa menggunakan perangkat PC laptop ataupun langsung dari HP juga bisa. Dengan begitu, pengelolaan dokumen bisa lebih mudah secara digital. Semoga dengan tips trik tersebut bisa membantu dan juga bermanfaat.